Quality Control

Definisi Quality Control

Quality Control adalah suatu kegiatan meneliti,  mengembangkan, merancang dan memenuhi kepuasan konsumen, memberi pelayanan yang baik dimana pelaksananya melibatkan seluruh kegiatan dalam perusahaan mulai dari pimpinan teratas sampai karyawan pelaksana (Dr. K. Ishikawa).

Quality Control adalah suatu sistem yang efektif untuk mengintegrasikan kegiatan – kegiatan pemeliharaan dan pengambangan mutu dalam suatu organisasi sehingga dapat diperoleh produksi dan servis dalam tingkat yang paling ekonomis dan memuaskan konsumen (Feightboum).

Quality Control adalah akrivitas memelihara dan memperbaiki produk dan service yang ditawarkan kepada perusahaan, quality control bukan hanya menjadi tanggung jawab begian quality control saja, tetapi seluruh karyawan atau pihak menjadi satu kesatuan memecahkan masalah ini (Ishita Nobuyuki).

http://mnurhadi.wordpress.com/2008/04/05/quality-control-pengendalian-mutu/

Pengendalian pemasok dan system distribusi Inventory

Hubungan dengan pemasok

Perlu ditekankan disini bahwa pemasok tidak hanya menyangkut pemasok material dari luar, tetapi termasuk yang berada dalam pabrik pemasok Work in process. Dengan demikian hubungan pemasok dapat dibagi ke dalam: hubungan eksternal, hubungan internal, dan hubungan antar pabrik

• Hubungan eksternal

Pemasok dari luar dapat dipandang sebagai perluasan dari pabrik. Kerja sama yang erat diperlukan untuk meningkatkan pelanggan, meminimumkan invesatasi inventori, dan meningkatkan investasi Inventory, dan meningkatkan efisisensi operasi manufacturing. Beberapa prinsip utama yang perlu diperhatikan dalam hubungan dengan pemasok luar adalah:

1. Pemasok material seharusnya diperlakukan sebagai mitra bisnis, dimana mereka seharusanya: mengerti tentang kebutuhan – kebutuhan pabrik, diberikan informasi tentang kebutuhan yang akan datang guna merencanakan guna merencanakan sumber – sumber daya, menghargai pentingnya kualitas, penyerahan tepat waktu, dan perbaikan terus menerus lainya.  
2. Filososfi Just in Time (JIT) mendorong komitmen hubungan jangka panjang dan lebih erat dan lebih sdikit, beberapa cara dapat dilakukan antara lain: mengundang pemasok untuk mengunjungi, mengamati operasi manufacturing dan penggunaan material dan penggunaan material, mendiskusikan masalah, dan bekerjasama untuk mencapai manfaat bersama. Kunjungan dari pabrik ke pemasok dapat dilakukan dengan memberikan bantuan teknik, meningkatkan proses produksi dan kwalitas pemasok, serta meningkatkan komunikasi, pihak pabrik dapat juga menawarkan pendidikan dan pelatihan kepada pemasok.
3. Melakukan kontak langsung dengan orang orang pabrik dan pemasok untuk menghindari permasalahan lebih lanjut, dimana dalam hal ini Anda dapat membangun hubungan informal, misalnya dengan menggunakan saluran informasi melalui telepon atau alat lainnya. Dengan kontak langsung ini, pertanyaan – pertanyaan teknis dapat diajukan ke pemasok serta memperoleh saran – saran dari pemasok itu.petunjuk atau prosedur harus ditetapkan guna mendefinisikan komunikasi atau masalah yang harus disalurkan melalui bagian pembelian.
4. Outside service dapat dilakukan seperti work center dalam pabrik, dimana hal hal berikut dapat dilakukan; mengirim kepada mereka dispatchlist yang menunjukan prioritas kerja dan pekerjaan yang akan datang, mempertimbangkan kapasitas mereka apabila melakukan pemesanan, serta memberikan shop documentation ( drawing bills of material, dan lain lain ) yang mungkin mereka butuhkan.
5. Apabila hubungan jangka panjang telah berkembang, pihak pabrik yang telah menerapkan system jit dapat mengajak pemasok untuk ikut menerapkan konsep jit itu. Dalam hal ini,  bagian pembelian dapat mengubah transaksi dengan pemasok yang menggunakan system konvensional yaitu menggunakan paper work ke penggunaan electronic data interchange ( EDI) edi adalah bentuk transaksi tanpa menggunakan kertas tetapi secara electronic dengan menggunakan computer.

• Hubungan internal

Komunikasi didalam perusahaan di antara orang – orang manufacturing dengan memperhatikan keterkaitan dalam rantai pemasok – pembuat – pelanggan  merupakan konsep modern yang telah banyak diterapkan dalam perusahaan industri manufaktur modern. Rantai pemasok – pembuat – pelanggan akan dibahas kemudian.

Berkaitan dengan pemasok internal, perlu diperhatikan keterkaitan komunikasi dan informasi yang menyangkut hal – hal berikut ;

1. Perencanaan.material, berkaitan dengan masalah – masalah kualitas, inventory balance error, perubahan jadwal, dan lain – lain.
2. Jadwal poduksi, berkaitan dengan informasi yang sama seperti perencanaan material ditambah dengan breakdown yang tidak diharapkan, group setup opportunity dan lain – lain.
3. Rekayasa desain, menyangkut masalah – masalah produksi yang berkaitan dengan desain, saran – saran untuk perbaikan produk, kesalahan bills of material(BOM), cara – cara membangun atau mengembangkan produk berkualitas secara mudah, efisisen, dan lain  lain.
4. Rekayasa manufacturing, menyangkut masalah – masalah proses equipment, tooling, routing serta kesempatan perbaikan terus menerus.
5. Pelayanan pelanggan atau penjualan, berkaitan dengan keterlambatan penerimaan dan pengiriman pesanan, kebutuhan pelanggan dan spesifikasinya, dan lain – lain.
6. Accounting berkaitan dengan ongkos – ongkos alternative untuk menyelesaikan masalah – masalah material atau penjadwalan, equipment intification, make or buy decisison, dan lain lain
7. Pembelian berkaitan dengan alternate source of material, expedited material, sub kontraktor dan lain lain
8. Bagian personalia berkaitan dengan karyawan baru, koordinasi dari transfer karyawan sementara, pendidikan dan pelatihan, pengembangan karir, dan lain - lain
9. Jaminan kualitas berkaitan dengan perbaikan kualitas proses, pelatihan pengendalian proses statistical,dan lain - lain
10. Perubahan – perubahan rekayasa, menyangkut koordinasi dengan rekayas desain dan manufacturing, perencanaan dan penjadwalan produksi, perencanaan dan penjadwalan material,pembelian, akutansi dan lain lain.
11. Departemen manufacturing yang lain dan pusat pusat kerja, berakitan dengan membangun tim kerja sama dan partisispasi total dalam hubungan sebagai pemasok dan pelanggan guna mencapai tujuan stratejik perusahaan

• Hubungan Antar Pabrik

Beberapa lokasi manufacturing mungkin memasok satu sama lain atau menghasilkan produk produk serupa untuk beberapa warehouse, komunikasi dan koordinasi antar pabrik adalah penting dalam hal hal berikut:

·         Perencanaan dan penjadwalan terpusat dapat memberikan koordinasi:

·         Penjadwalan mps terhadap posisi produk akhir pada warehouse yang tepat

·         Memelihara kebutuhan pabrik pengguna

·         Mendistribusikan item  item dalam supply terbatas pada tingkat kuantitas yang sama

·         Komunikasi akan lebih sulit apabila dibatasi oleh jarak

·         Persaingan antar pabrik akan melemahkan kerjasama

Keempat prinsip utama dari rantai proses manufacturing bernilai tambah dalam system industri manufaktur modern itu dapat ditunjukan seperti diagram berikut:

Setiap orang memainkan peran ganda sebagai: pemasok, pembuat, dan pelanggan

Kebutuhan mengendalikan hubungan

Pembuat memproses secara benar dengan dibatasi dengan input dan output

 Umpan balik adalah kunci perbaikan terus menerus

 

Memotivasi pemasok. Pihak pabrik mungkin tidak mampu mengendalikan pemasok secara penuh tetapi melalui hubungan baik dengan pemasok dan komitmen untk mengikat kontrak jangka panjang akan memotivasi pemasokuntuk memberikan pelayanan yang berkualitas dan dapat diandalkan

Berkaitan dengan penjadwalan dan pengendalian pemasok di atas, pihak manajemen pembelian dari pabrik perlu mengetahui bahwa pembelian sangat penting karena paling sedikit memiliki dua alasan sebagai berikut:

1.      Pembelian memainkan peran penting dalam pencapaian tujuan – tujuan system perencanaan dan pengendalian operasi manufacturing terutama berkaitan dengan kecepatan penyerahan, fleksibilitas, kualitas, dan biaya.

2.      Item – item yang dibeli menciptakan 30 sampai 60 persen dari harga pokok penjualan dalam kebanyakan perusahaan manufacturing dan memberikan presentase lebih besar pada perusahaan merchandizing

Pembelian material dan komponen

Tujuan utama dari pemebelian material dan komponen adalah:

1. Mempertahnkan kontinuitas dari pemasok agar sesuai jadwal
2. Memberikan material dan komponen yang memenuhi atau melebihi tingkat kualitas yang ditetapkan kepada bagian manufacturing
3. Memperoleh item dengan ongkos serendah mungkin

Untuk menunjang  keberhasilan implementasi system just- in – time JIT pada bagian pembelian, pihak manajemen pembelian seyogyanya memperhatikan tiga hal berikut:

1. Identifikasi material – material penting menggunakan analisis klasifikasi ABC
2. Menerapkan analisis nilai untuk mengevaluasi dan memilih pemasok
3. Memantau keberhasilan JIT melalui laporan perkembangan efisiensi bagian pembelian

Identifikasi material menggunakan analisis klasifikasi ABC

Klasifikasi Abc adalah klasifikasi dari suatu kelompok material dalam susunan  menurun berdasarkan penggunaan biaya material itu perperiode waktu.periode waktu yang umum digunakan adalah 1 tahun, Analisis Abc juga dapat ditetapkan menggunakan criteria lain bukan semata mata berdasarkan kriteria biaya  namun tergantung factor penting apa yang menetukan material itu. Klasifikasi ABC umum dipergunakan dalam pengendalian inventory . beberapa contoh penerapan seperti : pengendalian inventory material pada pabrik, inventory produk akhir pada gudang barang  jadi, inventory obat obatan pada apotek,  dll

1. Pada dasarnya terdapat sejumlah factor yang menentukan suatu kepentingan material, yaitu :
2. Nila total uang dari material
3. Biaya per unit dari material
4. Kelangkaan atau kesulitan memperoleh material
5. Ketersediaan sumber daya, tenaga kerja, dan fasilits yang dibutuhkan untuk membuat material itu
6. Panjang dan variasi tunggu dari material, semenjak material pertama kali sampai kedatanganya
7. Ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan material itu
8. Resiko penyerobotan atau pencurian material itu
9. Biaya kehabisan stock atau persediaan dari material itu
10. Kepekaan material terhadap perubahan desain

Klasifikasi ABC mengikuti prinsip 80 – 20 atau hokum pareto dimanasekitar 80 % dari nilai total inventory material di representasikan oleh 20 % material inventory

Penggunaan analisis ABC untuk menetapkan :

1. Frekuansi penghitungan dimana material – material kelas A harus diuji lebih sering dalam hal akurasi catatan inventori dibandingkan material b dan c
2. Prioritas rekayasa, dimana material – material a dan b meberikan petunjuk petunjuk pada bagian rekayasa dalam peningkatan program reduksi biaya ketika mencari material – material tertentu yang difokuskan
3. Prioritas pembelian dimana aktivitas pembelian seharusnya difokuskan pada bahan baku bernilai tinggi dan penggunaan dalam jumlah tinggi. Focus pada material – material  kelas A untuk pemasokan dan negosiasi
4. Keamanan: meskipun nilai biaya perunit merupakan indicator yang lebih baik dibandingakan dengan nilai penggunaan, namun analisis abc boleh digunakan dari material – material mana ( A dan B) yang seharusanya lebih aman di dalam ruang terkunci untuk menghindarkan  kehilangan, kerusakan, dan pencurian
5. System pengisian kembali, dimana klasifikasi ABC akan membantu mengidentifikasi metode pengendalian yang digunakan. Akan lebih ekonomis bila mengendalikan material – material kelas C dengan simpel two bin system of replenishment dan metode yang lebih canggih untuk material kelas A dan B
6. Keputusan investasi: karena material – material kelas A menggambarkan investasi yang lebih besar dalam inventory, maka perlu lebih berhati hati dalam membuat keputusan tentang kuantitas pesanan dan stok pengaman terhadap material – material kelas A dibandingkan material – material kelas B dan C. seyogyanya impementasi JIT pada bagian pembelian diterapkan pertama kali dalam pembelian pembelian material kelas A, kemudian kelas B,dan pada akhirnya material kelas C.

Terdapat sejumlah prosedur untuk mengelompokkan maerial inventory kedalam kelas A, B, dan C, antara lain:

1.      Tentukan volume per periode waktu (baiasanya per tahun) dari material – material inventory yang ingin diklasifikasikan

2.      Gandakan(kalikan) volume penggunaan perperiode waktu dari setiap material inventory dengan biaya perunitnya guna memperoleh nilai total penggunaan biaya perperiode waktu untuk setiap material inventori itu.

3.      Jumlahkan nilai total penggunaan biaya dari semua material inventory itu untuk memperoleh  nilai total penggunaan biaya agregat

4.      Bagi nilai total penggunaan biaya dari setiap material itu dengan nilai total penggunaan biaya agregat, untuk menentukan presentase nilai total penggunaan biaya dari setiap material inventory itu

5.      Daftarkan material material itu dalam rank presentase nilai total penggunaan biaya dengan urutan menurun dari terbesar sampai terkecil

6.      Klasifikasikan material material inventory itu kedalam kelas A, B, dan C dengan criteria 20 % dan jenis material diklasifikasikan kedalam A, 30 % dari jenis material diklasifikasikan kedalam kelas B, dan 50 % dari jenis material diklasifikasikan kedalam kelas C

7.      Melakukan rating terhadap pemasok berdasarkan kontribusi dari analisis nilai itu

8.      Memilih pemasok berdasarkan nilai tertinggi yang dicapai dalam analisis nilai itu

9.      Memberikan penghargaan yang pantas kepada pemasok atas bantuan mereka mendukung system pembelian JIT

10.  Selalu memantau performansi pemasok berdasarkan analisis nilai yang telah disepakati bersama  

Beberapa tujuan dari system distribusi

1. Pelayanan pelanggan
• Waktu tunggu penyerahan jadi cepat
• Pengamanan terhadap ketidak pastian permintaan
• Memberikan bermacam barang yang diperlukan
2. Efisiensi

·         Ongkos transportasi minimum

·         Tingkat produksi dan pengisian pemesanan

·         Ukuran dan lokasi penyimpanan

·         Akurasi data Inventory

3. Investasi inventory minimum

·         Stok pengaman yang diperlukan minimum

·         Kuantitas pesanan untuk mengendalikan cycle stock menjadi optimum